Automatyczna segregacja maili
Sto wiadomości dziennie, z czego dziesięć naprawdę czegoś od Ciebie chce. Reszta to szum, przez który trzeba się codziennie przekopać.
Co da się posortować samo
Wszystko, co ma powtarzalny wzór:
- zamówienia i potwierdzenia z portali
- faktury i dokumenty księgowe
- powiadomienia z systemów, banków i narzędzi
- zapytania z formularza na stronie
- newslettery i marketing
To nie jest zwykły filtr po nadawcy. System czyta treść, rozpoznaje, czego wiadomość dotyczy, i kieruje ją tam, gdzie ma trafić: nadaje etykietę, a przy niektórych sprawach zostawia gotową odpowiedź do zatwierdzenia.
Czego nie da się posortować i lepiej nie próbować
Reklamacji i spraw trudnych. Wiadomość od zdenerwowanego klienta wygląda w systemie jak każda inna, a kosztuje najwięcej. Takie rzeczy oznaczam jako pilne i zostawiam człowiekowi.
Spraw jednorazowych. Jeśli coś przychodzi raz na kwartał i za każdym razem w innym formacie, reguła będzie się myliła częściej, niż pomoże.
Decyzji. System przygotuje odpowiedź, ale wysłać ją powinien człowiek. Przynajmniej dopóki przez kilka tygodni nie sprawdzisz, że nie pisze głupot.
Ile automat widzi z Twojej skrzynki
Tylko wiadomości pasujące do filtra, który wcześniej ustalamy. Na przykład wyłącznie te od portalu rezerwacyjnego. Reszta korespondencji dla niego nie istnieje.
Dostęp nadajesz Ty i cofasz go, kiedy chcesz, jednym kliknięciem w ustawieniach Google. Poczta nie trafia na mój serwer, bo automat działa na Twoim koncie. Jeśli treść czyta model AI, dostaje tylko te wiadomości, które przeszły przez filtr.
Ile to kosztuje
Wdrożenie od 500 zł, zależnie od tego, ile kategorii trzeba rozdzielić i jak bardzo maile są do siebie podobne.
Buduję to na tym, co już masz. Zwykle wystarczy Gmail albo Google Workspace, czasem lepiej postawić to lokalnie na Twoim komputerze. Zależy od projektu i od tego, jak wolisz.
Co widać dopiero po wdrożeniu
Reguła, która działa u jednej osoby, nie działa u całej firmy. Właściciel i księgowa dostają zupełnie inny ruch na tę samą skrzynkę firmową. Segregacja robiona pod jedną osobę po tygodniu zaczyna gubić maile drugiej.
Najgorsze nie są newslettery, tylko wiadomości „prawie ważne”. Newsletter odfiltrowuje się raz i temat się kończy. Problem robią potwierdzenia, przypomnienia i automatyczne odpowiedzi — wyglądają jak prawdziwe wiadomości, przychodzą codziennie i to one zasypują to jedno zapytanie, na którym zależy.
Etykieta jest lepsza od przenoszenia do folderu. Przeniesiony mail znika z widoku i ludzie przestają ufać systemowi. Etykieta zostawia go tam, gdzie był, tylko opisany — i po tygodniu nikt już nie sprawdza, czy system się nie pomylił.
Od czego zacząć
Od policzenia, ile czasu dziennie schodzi Ci na przeglądanie skrzynki. Poniżej pół godziny dziennie zwykle się nie zwraca i powiem Ci to wprost.
Jeśli wychodzi więcej, napisz w dwóch zdaniach, co dokładnie w tej skrzynce Cię męczy. Najlepiej z przykładem: jaka wiadomość ostatnio utknęła i gdzie.